Апостиль или консульская легализация: как понять, что нужно именно вам

Проблема в том, что многие узнают, какая именно процедура им нужна, только когда приходят в МИД и получают отказ — не тот штамп, не то ведомство, документы нужно переделывать. Разберёмся, чем отличаются апостиль и консульская легализация и как за пять минут понять, какой вариант подходит именно вам.

Апостиль — упрощённый способ подтвердить подлинность документа для стран, присоединившихся к Гаагской конвенции 1961 года. Это специальный штамп квадратной формы, который проставляет уполномоченный орган страны, выдавшей документ. После апостилирования документ признаётся в любой другой стране-участнице конвенции без дополнительных проверок — обращаться в посольство или консульство уже не нужно.

В Беларуси апостиль на разные виды документов проставляют разные ведомства:

Документы, исходящие из органов ЗАГС: свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смерти, а также справки о рождении, о смене фамилии и др.;
справки об отсутствии судимости (из ГУВД/МВД), справки о месте жительства и составе семьи;
медицинские справки о состоянии здоровья, выданные белорусскими поликлиниками, или больница;
справки из налоговых органов,  выписки из Единого государственного регистра (ЕГРЮЛ/ЕГРИП).

Апостиль не имеет собственного срока действия — он действует столько же, сколько и сам документ, на который проставлен.

Если страна назначения не подписала Гаагскую конвенцию (например, ОАЭ, Канада, Китай — за исключением отдельных территорий, Катар, некоторые страны Африки и Азии), апостиль такую страну не устроит. Потребуется более сложная и многоступенчатая процедура — консульская легализация (с недавних пор в белорусском законодательстве она официально именуется просто «легализацией»).

Легализация проходит в два этапа:

• В Беларуси. Документ заверяют в профильном ведомстве, затем — в Министерстве иностранных дел.
  
• В консульстве страны назначения. После заверения в МИД Беларуси документ нужно дополнительно удостоверить в посольстве или консульстве той страны, где он будет использоваться.

Ключевая особенность: легализованный таким способом документ действует только в той стране, для которой легализация проводилась. Если документ нужен сразу в нескольких «неконвенционных» странах, процедуру придётся проходить отдельно для каждой из них.

Шаг 1. Определите страну, куда пойдёт документ. Это отправная точка: одна и та же справка о несудимости для Польши апостилируется, а для ОАЭ проходит консульскую легализацию.

Шаг 2. Проверьте, входит ли страна назначения в Гаагскую конвенцию. Если входит — почти наверняка достаточно апостиля. Если нет — готовьтесь к консульской легализации.

Шаг 3. Уточните требования у принимающей стороны. Иногда учебное заведение, работодатель или ведомство за рубежом просит конкретный формат, даже если по конвенции возможен более простой вариант. Уточнить это заранее — значит не тратить время и деньги на переделку.

Шаг 4. Проверьте, что именно нужно заверить — оригинал, копию или перевод. Апостиль может ставиться как на сам документ, так и на нотариально заверенную копию или на перевод. В ряде случаев принимающая сторона требует апостиль не только на документ, но и на удостоверительную надпись нотариуса на переводе — это стоит уточнить заранее, чтобы не проходить процедуру дважды.

Шаг 5. Учтите статус документа. Не все документы вообще подлежат легализации или апостилированию. Например, не апостилируются и не легализуются паспорта, водительские удостоверения, документы, предназначенные для использования в самой Беларуси, а также документы с ламинированием или иными модификациями.

Если после этих шагов остаются сомнения, надёжнее всего — показать документ и указать страну назначения специалистам, которые ежедневно работают с апостилем и легализацией: они точно скажут, какая процедура нужна и в каком ведомстве её проходить.

• Россия, Украина — между странами СНГ, подписавшими Минскую конвенцию о правовой помощи, легализация документов часто не требуется вовсе. Уточняйте этот момент отдельно.

• Германия, Франция, Италия, Испания, Польша, Литва, Чехия и большинство стран Евросоюза — апостиль.
  

• США, Великобритания — апостиль.

• ОАЭ, Катар — консульская легализация.
  

• Канада — консульская легализация.
  

• Китай (материковый) — консульская легализация; для Гонконга и Макао, в отличие от материкового Китая, действует апостиль, поскольку эти территории присоединились к конвенции отдельно.
  

Список стран — участниц Гаагской конвенции периодически меняется, поэтому статус конкретной страны лучше сверять на момент подачи документов.

Разобраться, что нужно именно вашему документу — апостиль или легализация, — не всегда просто, особенно если страна назначения не входит в число самых «популярных» направлений. Бюро переводов Zaver.by больше 10 лет работает с апостилированием документов и консульской легализацией: подскажем нужную процедуру для вашей страны, поможем с нотариальным переводом документа и апостиля, при необходимости — с истребованием документов и доставкой готовых бумаг. Оставьте заявку на сайте или напишите нам — оценим ситуацию и предложим самый быстрый маршрут для вашего документа.

ВАЖНО!!! Для проставления апостиля на ваших документах или процедуры консульской легализации нам нужна доверенность от собственника документов. 

Если вы гражданин РБ – доверенность должна быть составлена и заверена белорусским нотариусом. 

Если вы НЕ являетесь гражданином РБ – доверенность может быть составлена в любой стране, доверенность должна быть с апостилем. При получении этой доверенности мы ее переведем на русский язык, заверим перевод у нотариуса и далее сможем апостилировать или легализовать ваши документы.