Апостиль документов

Апостиль — штамп, который ставится на документы и придает им законную силу на территории другого государства. Это официальное подтверждение полномочий и подписи лица, которое выдало документы. Такой штамп признается госорганами всех стран-участниц Гаагской Конвенции. 

Оригиналы документов, их копии или нотариально заверенные переводы могут быть апостилированы. В некоторых странах нужно апостилировать не только оригинал, но и нотариально заверенный перевод того же документа.

В Республике Беларусь штамп ставится на государственном языке. Поставить апостиль на документы могут только четыре государственных органа:

1. Главное управление юстиции Минского городского исполнительного комитета. Апостиль ставят на документы, выданные судами, органами юстиции и нотариусами. Это могут быть нотариальная выписка, доверенность, судебное решение или согласие на выезд ребенка за границу.
2. Министерство образования — Департамент контроля качества образования. Они апостилируют документы, выданные образовательными учреждениями РБ, такие как дипломы и сертификаты.
3. Департамент по архивам и делопроизводству Минюста. Он работает с документами органов юстиции, хранящимися в государственных архивах.
4. Главное консульское управление Министерства иностранных дел. Они апостилируют всю остальную документацию.
   

Штамп апостиль ставится на документе, если есть свободное место. Если места нет, его проставляют на отдельном листе, который прикрепляют к документу.

В апостиле указываются следующие сведения:

• название государства, выдавшего апостиль;
• фамилия и должность сотрудника, подписавшего документ;
• название госоргана, печать которого стоит на заверяемом документе;
• название города, где выдается апостиль;
• дата получения апостиля;
• название учреждения, выдавшего апостиль;
• № апостиля;
• штамп или печать учреждения, выполнившего апостилирование;
• подпись сотрудника, который поставил апостиль.
  

Для получения штампа в государственные инстанции обращаются физлица и организации. Первым чаще всего требуется заверить апостилем документы, связанные с гражданским состоянием, финансами, недвижимостью, образованием. Это могут быть:

• свидетельство о рождении, усыновлении, смерти, регистрации брака, разводе — для подтверждения родства членов семьи, статуса супругов, заключения браков;
• диплом и приложение к нему, аттестат, сертификат о прохождении курса, справка об успеваемости и т. д. — для трудоустройства и поступления в учреждение образования за границей;
• выписка из ЕГРН, свидетельство о праве собственности — с целью получения гражданства;
• медицинская справка, справка о несудимости, отсутствии уголовного преследования — для получения гражданства, вида на жительство;
• выписка из банка — с той же целью, получение гражданства или ВНЖ;
• доверенность — когда заключается сделка с недвижимым имуществом или лицо представляет чьи-либо интересы в иностранном суде.

Компании в большинстве случаев заказывают апостиль документации для осуществления предпринимательской деятельности за рубежом, экспортных операций. Партнеры, работающие за рубежом, чаще всего запрашивают следующие документы, на которые ставится апостиль:

• контракт на импорт/экспорт, производство продукции;
• лицензия на ведение деятельности;
• доверенность на право подписи или представление интересов юрлица за рубежом;
• сертификат на продукцию: происхождения, ветеринарный, фитосанитарный, гигиенический;
• выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство ОГРН, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах и другие выписки, свидетельства.

Документы, подаваемые в госорганы, должны соответствовать определенным требованиям — иначе их не примут и не поставят апостиль. Основные требования:

1. Отсутствие исправлений, приписок и повреждений.
2. Четкость и читабельность текста.
3. Аккуратный вид — нельзя подавать рваные, надорванные или заламинированные документы, а также документы с приклеенной обложкой.
4. Четкая и разборчивая печать.
5. Подпись заверяющего лица должна совпадать с образцом его подписи в Министерстве и быть оригинальной, а не факсимильной.
6. Отсутствие опечаток и ошибок в заверительной записи нотариуса.